不動産売却の必要書類一覧！いつ何が必要かタイミング別に徹底解説

不動産の売却は、人生で何度も経験することではないため、何から始めればよいか戸惑う方も多いでしょう。特に、手続きで必要になる書類は種類が多く、専門的なものも含まれるため、準備の段階でつまずいてしまうケースも少なくありません。

しかし、事前にどのような書類が、どのタイミングで必要になるのかを把握しておけば、売却活動をスムーズに進めることが可能です。

この記事では、不動産売却に必要な書類を一覧で解説するとともに、取得方法や紛失した場合の対処法まで、分かりやすくご紹介します。

不動産売却の流れと書類が必要になる4つのタイミング

不動産売却は、一般的に「査定・媒介契約」「売買契約」「決済・引渡し」「確定申告」という流れで進みます。それぞれのステップで必要となる書類が異なるため、まずは全体の流れと、書類が必要になるタイミングを把握しましょう。

査定・媒介契約のタイミング

まず、不動産会社に物件の査定を依頼し、売却活動を任せる「媒介契約」を結びます。この段階では、物件の所有者であることの証明や、物件の正確な情報を伝えるための書類が必要です。精度の高い査定額を算出してもらい、スムーズな売却活動のスタートを切るための重要な書類となります。

売買契約のタイミング

購入希望者が見つかったら、売買価格や引渡しの条件などを取り決め、「売買契約」を締結します。この契約は法的な拘束力を持ち、売主と買主の権利と義務を確定させる非常に重要な手続きです。そのため、売主本人であることの厳格な証明や、物件の状態を正確に伝えるための書類が求められます。

決済・物件引渡しのタイミング

売買契約で定めた日に、買主から売買代金の残額を受け取り、物件の所有権を買主に移転します。これを「決済」と「引渡し」と呼びます。所有権移転登記という法的な手続きを行うため、法務局に提出する公的な書類が中心となります。この手続きが完了して、不動産売却は完了です。

売却後の確定申告のタイミング

不動産を売却して利益（譲渡所得）が出た場合は、売却した翌年に確定申告を行い、所得税と住民税を納める必要があります。申告の際には、売却した金額や、その不動産を購入したときにかかった費用、売却にかかった経費などを証明するための書類が必要です。

【関連記事】不動産等を売却した方へ｜令和6年分確定申告特集

【一覧表】不動産売却の必要書類と入手先まとめ

不動産売却で必要になる書類は多岐にわたります。ここでは、ご自身の状況に合わせて必要な書類が確認できるよう、一覧表にまとめました。

全員が必要になる基本書類

まず、物件の種類や状況にかかわらず、不動産を売却する方全員が必要になる基本的な書類です。

書類名	主な入手先
本人確認書類	（ご自身で用意）
実印・印鑑証明書	市区町村役場
住民票	市区町村役場
登記済権利証または登記識別情報	（ご自身で保管）
固定資産税納税通知書	毎年4～6月頃に郵送
固定資産評価証明書	市区町村役場
銀行口座の通帳	（ご自身で用意）

物件の種類によって必要になる書類

売却する不動産の種類（一戸建て、マンション、土地）によって、追加で必要になる書類があります。

書類名	主な入手先	対象物件
建築確認済証・検査済証	（ご自身で保管）/市区町村役場	一戸建て
土地測量図・境界確認書	（ご自身で保管）/法務局/土地家屋調査士	一戸建て・土地
管理規約・使用細則	（ご自身で保管）/マンション管理会社	マンション
長期修繕計画書・総会議事録	（ご自身で保管）/マンション管理会社	マンション

状況によって追加で必要になる書類

売主の状況や物件の状態によって、さらに以下の書類が必要になる場合があります。

書類名	主な入手先	対象となる状況
ローン残高証明書	借入先の金融機関	住宅ローンが残っている場合
抵当権抹消書類	借入先の金融機関	住宅ローンが残っている場合
遺産分割協議書	（相続時に作成）	相続した不動産を売却する場合
戸籍謄本など	市区町村役場	相続した不動産を売却する場合

参考：法務局「相続による所有権の登記の申請に必要な書類とその入手先等」

【媒介契約時まで】に準備するべき書類

不動産会社に査定を依頼し、売却活動を任せる媒介契約を結ぶまでに準備しておきたい書類です。これらの書類があると、より正確な査定額を知ることができ、契約手続きもスムーズに進みます。

登記済権利証または登記識別情報

その不動産の所有者本人であることを証明する最も重要な書類の一つです。不動産を取得した際に法務局から発行されたもので、「権利証」とも呼ばれます。平成17年以降は「登記識別情報」という12桁の符号が通知される形式に変わりました。査定時や媒介契約時に不動産会社が確認することで、安心して取引を進めることができます。

参考：登記識別情報って何？：福島地方法務局

本人確認書類と実印・印鑑証明書

売主本人であることを確認するために、運転免許証やマイナンバーカードなどの写真付き本人確認書類が必要です。また、売買契約では実印での押印が求められるため、事前に市区町村役場で印鑑登録を済ませておきましょう。印鑑証明書は、その印鑑が本人のものであることを公的に証明する書類で、発行から3ヶ月以内のものが必要です。

固定資産税納税通知書・固定資産評価証明書

固定資産税納税通知書は、毎年役所から送られてくる書類で、固定資産税額や評価額が記載されています。査定価格の参考にしたり、買主との間で固定資産税を日割りで精算する際の計算に使ったりします。紛失した場合は、役所で「固定資産評価証明書」を取得することで代用できます。

建築確認済証・検査済証

特に一戸建ての売却で重要となる書類で、その建物が建築基準法に適合していることを証明します。買主にとっては、建物の安全性を確認するための大切な資料となります。通常は物件を取得した際に受け取り、ご自身で保管しています。

物件の図面・設備の仕様書

間取り図や敷地の測量図、建築時の設計図書など、物件の詳細がわかる図面があると、不動産会社は販売活動用の広告を作成しやすくなります。また、キッチンや浴室などの設備の仕様書や取扱説明書も、買主へのアピールポイントとなり、大切に保管しておきましょう。

【売買契約時】に準備するべき書類

購入希望者との間で売却条件が合意に至ったら、売買契約を締結します。ここでは、物件の現在の状況を正確に伝えるための書類が中心となります。

付帯設備表と物件状況報告書（告知書）

「付帯設備表」は、エアコンや照明、給湯器といった設備について、何を残し、何を撤去するのか、また故障などがないかを買主に伝えるための書類です。一方、「物件状況報告書（告知書）」は、過去の雨漏りやシロアリ被害、近隣の環境など、買主が知っておくべき情報を売主が告知するためのものです。これらの書類は、後のトラブルを防ぐために非常に重要です。

書類	内容
付帯設備表	エアコン、給湯器、照明、キッチン設備などの有無や状態を記載
物件状況報告書（告知書）	雨漏り、シロアリ被害、建物の傾き、近隣の建築計画などを記載

収入印紙

不動産売買契約書は課税文書にあたるため、契約書に記載された金額に応じた収入印紙を貼り付け、消印することで納税します。収入印紙は郵便局やコンビニエンスストアなどで購入できます。不動産会社が準備してくれることも多いですが、費用は売主の負担となります。

参考：不動産売買契約書の印紙税の軽減措置｜国税庁

【決済・引渡し時】に準備するべき書類

売買契約が無事に終わると、最終ステップである決済と物件の引渡しです。ここでは、所有権を完全に買主へ移すための法的な手続きに必要な書類を準備します。

住民票

住民票は登記簿に記載されている住所と、現在の住所が異なる場合に必要となります。司法書士が所有権移転登記の手続きを行う際に使用します。

抵当権抹消に必要な書類

売却する不動産に住宅ローンが残っている場合、金融機関が「抵当権」を設定しています。売却代金でローンを完済すると同時に、この抵当権を抹消する手続きが必要です。手続きは司法書士に依頼するのが一般的で、金融機関から受け取る「登記原因証明情報（解除証書や弁済証書等）」や「代理権限証明情報（委任状）」といった書類が必要になります。

参考：法務局「抵当権の抹消の登記の申請に必要な書類とその入手先等」

買主へ引き継ぐ書類（鍵・保証書など）

物件の鍵一式はもちろん、備え付けのエアコンや給湯器などの取扱説明書、保証書、建築時の図面なども、このタイミングで全て買主へ引き渡します。これらは買主が新しい生活をスムーズに始めるために大切なものなので、事前にまとめておきましょう。

【ケース別】追加で必要になる書類

売却する物件や売主の状況によっては、これまで紹介した書類以外にも追加で書類が必要になることがあります。代表的なケースを見ていきましょう。

マンションを売却する場合

マンションは、専有部分だけでなく、廊下やエレベーターなどの共用部分も売買の対象に含まれます。そのため、マンション全体のルールや管理状況を示す書類が必要です。

書類名	内容
管理規約・使用細則	ペット飼育の可否やリフォームの制限など、マンション独自のルールを定めた書類。
長期修繕計画書・総会議事録	建物の維持管理が計画的に行われているかを示す書類。買主や金融機関が確認します。

これらの書類は、マンションを購入した際に受け取っているはずですが、見当たらない場合はマンションの管理会社や管理組合に問い合わせて入手します。

相続した不動産を売却する場合

親などから相続した不動産を売却するには、まずその不動産の名義を自分（相続人）に変更する「相続登記」を済ませておく必要があります。その上で、通常の売却書類に加えて、相続の経緯を証明する書類が必要になることがあります。例えば、複数の相続人で遺産を分けた場合は「遺産分割協議書」が、相続の事実を証明するために「戸籍謄本」などが必要になります。

参考：法務省：不動産を相続した方へ～相続登記・遺産分割を進めましょう～

住宅ローンが残っている場合

売却する物件に住宅ローンが残っている場合は、現在のローン残高を証明する「ローン残高証明書」または「ローン返済予定表」が必要です。これにより、売却価格でローンを完済できるかを確認します。これらの書類は、借入先の金融機関から取り寄せることができます。

【関連記事】住宅ローン返済中の家を売却する方法は？注意点や売却手順を解説-【岡山県】不動産売却・査定・買取｜後楽不動産の安心サポート

書類を紛失した場合の対処法

大切に保管していたはずの重要書類が見つからない、というケースも少なくありません。しかし、多くの書類は再発行や代替措置が可能ですので、慌てずに対処しましょう。

登記済権利証・登記識別情報を紛失したら

登記済権利証や登記識別情報は、再発行ができません。しかし、紛失しても売却が不可能になるわけではありません。司法書士に依頼して「本人確認情報」という書類を作成してもらうか、法務局からの事前通知制度を利用することで、本人であることを証明し、売却手続きを進めることができます。ただし、追加の費用や時間がかかるため、紛失に気づいた時点で、速やかに不動産会社や司法書士に相談することが重要です。

参考：法務省「登記済証（権利証）を紛失したのですが，どうしたらよいのですか？」

建築確認済証・検査済証を紛失したら

これらの書類も再発行はされませんが、代わりとなる証明書を取得できます。物件が所在する市区町村役場の建築指導課などで、「建築台帳記載事項証明書」を発行してもらうことで、建築確認や検査が行われた事実を証明できます。手数料は数百円程度です。

不動産売却の書類準備に関するよくある質問

最後に、不動産売却の書類準備に関してよく寄せられる質問にお答えします。

書類はいつまでに準備すればよいですか？

全ての書類を一度に揃える必要はありません。売却活動を始める「査定・媒介契約」の段階で、登記済権利証や物件の図面など、物件の概要がわかる書類を準備しておくとスムーズです。その後、売買契約、決済・引渡しと、不動産会社の担当者の案内に従って、必要なタイミングで揃えていけば問題ありません。

取得に時間がかかる書類はありますか？

ほとんどの書類は数日から1週間程度で取得できますが、注意が必要なものもあります。例えば、土地の境界が確定していない場合に作成する「境界確認書」は、隣地の所有者との立ち会いが必要なため、数ヶ月かかることもあります。また、相続した不動産の売却で、相続人が多かったり遠方に住んでいたりすると、戸籍謄本などを集めるのに時間がかかる可能性があります。早めに準備に取り掛かることが大切です。

参考：法務省：オンラインによる登記事項証明書及び印鑑証明書の交付請求について（商業・法人関係）

まとめ

不動産売却には多くの書類が必要となりますが、一つひとつは売却を安全かつスムーズに進めるための大切な手続きです。この記事で紹介した一覧やタイミングを参考に、計画的に準備を進めていきましょう。

もし、ご自身の状況でどの書類が必要か分からない場合や、書類の準備に不安がある場合は、遠慮なく不動産会社の担当者に相談してください。専門家のアドバイスを受けながら進めることが、円滑な不動産売却を成功させる鍵となります。